como organizar documentos de uma empresa como organizar documentos de uma empresa

4 dicas de como organizar documentos de uma empresa de contabilidade!

3 minutos para ler
Powered by Rock Convert

Aprender como organizar documentos de uma empresa é essencial em qualquer setor. No entanto, para os escritórios de contabilidade — que envolve alta complexidade e precisam lidar diariamente com um grande volume de informação — essa organização é ainda mais importante para evitar erros e extravios.

Imagine quão prejudicial seria se um funcionário gastasse horas a procura de determinado documento. Além do desgaste físico, queda na produtividade e qualidade dos serviços, o prazo de entregada dessa papelada pode ser ultrapassado, o que acarretaria prejuízos financeiros e desvalorização da imagem do negócio.

Existem dicas para aprender como organizar documentos de uma empresa de contabilidade de forma eficaz. No post de hoje, separamos algumas para você. Confira!

1. Ter um local específico para o armazenamento

Ter um local específico para guardar papéis físicos poupa o tempo de procura das pessoas. Se você faz parte de uma empresa maior, esse espaço pode ser uma sala inteira, dependendo da demanda de documentos. Para otimizar a escolha, certifique-se de que seja um ambiente seguro — ele não pode ser de fácil acesso para qualquer um —, arejado e iluminado.

Para otimizar a organização você ainda pode separar os papéis por categorias específicas como datas, clientes, temas etc. Assim, se torna muito mais fácil encontrar arquivos específicos.

2. Adotar soluções digitais

As soluções digitais podem ser aliadas da produtividade e ajudar a salvar sua papelada de modo seguro e eficaz. Ao optar por documentos digitais o seu escritório reduz a quantidade de papel impresso, ajuda o meio ambiente e foge da necessidade de ter espaços físicos de armazenamento. Com um simples pendrive já é possível guardar milhares de páginas de informação, além de fotos e vídeos.

Outros benefícios dessa alternativa é poder localizar, reproduzir, alterar e distribuir esses documentos de forma muito mais fácil e ágil do que em versões impressas.

3. Fazer backup de segurança

As soluções digitais também podem estar sujeitas a problemas como vírus de computador e até exclusão acidental de arquivos. Para garantir uma maior segurança de dados é importante salvar cópias de segurança das informações pelo menos uma vez na semana. Também é essencial adotar uma estratégia de se fazer o ‘’backup do backup’’, caso um vírus atinja a cópia de segurança principal.

4. Otimizar as impressões

Concordamos que a tecnologia otimiza o tempo de procura de documentos importantes e ainda faz com que você lide com os papéis de um jeito mais fácil, certo? Entretanto, isso não quer dizer que é preciso deixar a impressão de lado. Pense nos documentos mais importantes que, se desaparecerem da versão digital, poderiam comprometer a empresa. Eles podem ser impressos e armazenados em locais seguros.

Aprender como organizar documentos de uma empresa de contabilidade é praticamente uma regra que ajuda a trazer maior eficiência e estar alinhado à tecnologia pode fazer parte disso. Assim, você ganha produtividade ao não perder tempo com questões operacionais e consegue se dedicar as fundamentais, como atender ao cliente.

Gostou do nosso post? Compartilhe nas redes sociais e ajude seu ciclo social a também conhecer nossas informações!

Posts relacionados

Deixe uma resposta