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Como calcular o custo de impressão na empresa? Aprenda agora!

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Em tempos de crise, é fundamental saber se algum setor pode cortar gastos com matérias utilizados no dia a dia da empresa. Alguns gastos parecem pequenos no cotidiano, mas, ao final do mês, pode deixar a conta da empresa no vermelho. O custo de impressão, por exemplo, pode ser minimizado.

As impressões de documentos são essenciais na rotina de uma corporação, isso não significa que não haja a necessidade de um controle financeiro. Segundo o IDC Brasil, entre 1 e 3% do valor recebido de uma corporação é gasto com impressões internas. Ou seja, é preciso esquematizar todos os valores e elementos relacionados ao processo de impressão.

Pensando assim, os custos desnecessários podem ser evitados e até se descobre se sua impressora dá lucro ou prejuízo. Ficou interessado no assunto e quer aprender como fazer o cálculo para identificar o custo de impressão? Continue a leitura e descubra!

Como calcular o custo de impressão

O primeiro passo a se fazer é utilizar uma planilha de controle para identificar a quantidade e os custos dos gastos. No entanto, apesar de simples, esse cálculo pode envolver mais elementos do que você pensa e é necessário muito mais do que analisar a quantidade de cartuchos, toners e maços de papel comprados no último mês.

É preciso saber o preço por folha de cada impressão e, para chegar a esse valor, são necessários alguns dados da sua empresa como preço da impressora, cartuchos ou toners comprados ou recarregados, e a quantidade de papéis utilizados. O ideal é que esse controle financeiro seja realizado durante um período específico, como o tempo de duração de um cartucho de tinta. Nesse tempo, realize as impressões como de costume e registre o número de folhas impressas.

Agora é hora de calcular exatamente o custo de impressão por cada elemento nesse mês corporativo. Confira:

Gasto com tinta

Vamos supor que você gaste 4 cartuchos de tinta por mês na empresa — sendo R$ 150,00 o valor total dos quatro — para imprimir aproximadamente 1,5 mil folhas. Para fazer o cálculo, divida o valor total dos cartuchos (150) pela quantidade de folhas impressas (1,5 mil). Assim, temos um resultado de R$ 0,10 correspondente ao custo da tinta por página impressa.

Gasto com papel

Além da tinta, a equação também precisa incluir os gastos com papel durante o período de trabalho. Então, conforme o exemplo mencionado, o mês se encerrou com 1,5 mil páginas impressas. Como cada resma possui 500 folhas, logo, serão necessárias três delas. Em média, cada uma custa em torno de R$ 20,00.

Desse modo, você deve dividir 20 (que equivale ao valor da resma) vezes 3 (equivalente a quantidade de resmas) por 1,5 mil (que corresponde a quantidade de páginas impressas em um mês). O resultado final é aproximadamente R$ 0,04 de folhas por impressão.

Gasto com impressora

Normalmente, a vida útil de uma impressora é mensurada de acordo com a quantidade de folhas que ela é capaz de imprimir antes de exigir uma manutenção. De forma geral, a impressora jato de tinta imprime entre 20 a 30 mil folhas durante sua vida útil. Para se certificar sobre a quantidade que a sua impressora consegue imprimir antes da necessidade de manutenção basta ler o manual ou entrar em contato com o fabricante.

Em todo caso, para calcular os gastos com a máquina vamos supor que seu custo foi de R$ 500,00 com ela e sua vida útil suporta até 25 mil páginas. Então, divida R$ 500,00 por 25 mil páginas e o resultado será de R$ 0,02.

Gasto total

Esses três valores correspondem ao custo de impressão de cada folha no local de trabalho. No entanto, ainda existem outros valores que podem passar despercebidos por você, mas, que também devem ser contabilizados.

Contabilize todas as etapas do processo

Conforme mencionado, absolutamente tudo aquilo que foi incluso nas impressões deve ser registrado para contabilizar os gastos.

Custo de materiais consumíveis

Comece a anotar todos os materiais de consumo necessários para impressão como papel, tinta toner e demais equipamentos específicos. Registre as informações a respeito da quantidade utilizada periodicamente por esses materiais e também seus valores. Lembre-se também de conferir a lista mais de uma vez. Caso exatamente tudo não seja contabilizado, a conta pode não dar certo.

Custo de logística

Os serviços de entrega e/ou valor do combustível (caso essa etapa seja realizada por você ou por algum funcionário) utilizado com a finalidade de transportar os cartuchos e toners da sua empresa para o fornecedor também devem ser inclusos.

Custo de depreciação dos equipamentos

Com o tempo, é possível que as impressoras e os equipamentos utilizados por ela sofram depreciações. Isso pode ser identificado tanto pelo aspecto físico dos materiais quanto pelas alterações nas impressões. Caso isso ocorra, será necessários reparos que também precisam ser registrados.

Custo de estoque

É recomendado que as empresas, principalmente as de grande porte, possuam estoque como de cartuchos e toners, para que não fiquem em falta em casos de necessidade. Sendo assim, o custo desses espaços físicos pode ser um detalhe importante para quem trabalha com quantidades maiores e por isso, precisa ser contabilizado.

Consumo de energia

As impressoras podem alterar significativamente os valores do consumo de energia. Por essa razão, é necessário analisar e registrar o custo de impressão do consumo elétrico. Uma dica importante é trocar os aparelhos menores pelos maiores e mais rápidos. Esses costumam reduzir consideravelmente os gastos com energia.

Após seguir esses passos mencionados você descobre qual o custo de impressão no seu negócio. A partir disso, já é possível aplicar medidas que reduzam esse valor – como impressoras que consumam menos energia e rendam mais, por exemplo. Além disso, existe um sistema de gerenciamento capaz de fornecer uma gestão de recursos e possibilitar uma redução de despesas na impressão. Isso permite um controle financeiro e a sustentabilidade ambiental.

Então, agora que você já aprendeu mais sobre o assunto, que tal fazer o teste gratuito do software do sistema WebPrinter e controlar melhor suas impressões? 

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