Saiba agora como realizar um gerenciamento de impressão eficiente!

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Muitas vezes, o gerenciamento de impressão é confundido com gestão de impressoras ou de documentos. No entanto, são estratégias diferentes. Gerenciar impressão consiste em administrar as diversas tarefas simultâneas atreladas ao sistema de impressões de uma empresa.

Para tanto, muitas vezes é preciso terceirizar o trabalho para uma empresa que ficará encarregada de realizar o controle dos processos, desde a impressão de um simples documento até a administração de um parque inteiro.

Neste post, falaremos sobre a importância de fazer esse gerenciamento e como é possível realizar essa missão sem complicações e com economia. Acompanhe o conteúdo e saiba mais!

Organize o ambiente de impressão

Saber gerenciar as impressões de uma empresa é importante para ajudar a reduzir o desperdício e avaliar as necessidades de impressão. Além disso, pode identificar as circunstâncias que ameaçam a segurança das informações da organização, entre outras medidas que representam proteção, como bloqueio de sites e de dispositivos USB.

Para tanto, em primeiro lugar, é necessário organizar o ambiente fazendo um mapeamento dos recursos atuais da sua companhia, identificar os usuários e seus processos e fazer um inventário do estoque.

Depois dessa análise ambiental, é preciso criar uma tática que auxilie na mudança do comportamento interno e na maneira de conduzir as rotinas, além de instalar novas ferramentas, modernizar as impressoras e outras ações.

No decorrer desse processo, é fundamental levantar o atual número de impressões feitas em cada mês a fim de saber qual é a porcentagem ideal a ser usada. É essencial, ainda, fixar regras para os colaboradores seguirem e, com isso, prevenir o uso indiscriminado de suprimentos. Ao mesmo tempo, outras ações efetivas devem ser complementadas.

Estimule o uso consciente da impressora

Usar a impressora de forma consciente é extremamente útil para evitar desperdícios com insumos — papel, energia, tinta e toner. Muitos departamentos não têm o menor controle dos gastos com as impressões e muito menos com a segurança das informações.

No entanto, tudo isso é passível de controle a partir de um monitoramento mais rigoroso e disciplinado dos custos, o que pode ser facilitado quando se separa os exageros da real demanda da empresa. Além disso, uma gestão competente ajuda a identificar os riscos relacionados ao vazamento de informações confidenciais da organização.

Contudo, a aquisição de um sistema de gerenciamento não deve ser usada somente como forma de controle, mas para criar uma oportunidade de conscientizar os colaboradores sobre o uso racional do consumo de insumos e da adoção de valores sustentáveis.

Essas ações podem ser efetivadas por meio de um sistema de bilhetagem, conforme a necessidade de cada usuário ou setor. Outra forma é emitindo comunicados e promovendo treinamentos capazes de demonstrar as melhores práticas para usar os recursos de impressão. Essa talvez seja a melhor opção, já que contribui com um engajamento entre as pessoas, em vez de partir para medidas corretivas ou punitivas.

Monitore a funcionalidade e a eficiência dos equipamentos

Para garantir o bom funcionamento e a eficiência das máquinas, é necessário desenvolver manutenções preventivas e mudanças nos processos para otimizar o desempenho dos trabalhos. Assim, é possível verificar o status do equipamento e os registros de assistência a fim de substituir ou abastecer os suprimentos de acordo com as necessidades apontadas.

Além disso, a criação de calendários de relatórios assegura o acompanhamento contínuo dos resultados, o que pode orientar os usuários e avaliar a performance dos produtos consumíveis em cada impressora.

Esse monitoramento possibilita a realização de análises históricas e uma comparação entre processos e fornecedores. Assim, torna-se viável escolher aqueles que estejam contribuindo melhor para o bom andamento das operações.

Foque na redução dos custos

O gerenciamento de impressão permite avaliar o impacto na redução dos custos de uma empresa. Isso acontece quando os administradores se dispõem a levantar a quantidade de despesas ocorridas antes da implementação do sistema de gestão e o resultado é sempre surpreendente.

Porém, com a adoção do sistema, as boas práticas, as ações de monitoramento e as orientações dirigidas à equipe precisam ser feitas o tempo todo, até que o desempenho desejado faça diferença.

É preciso frisar, ainda, que a diminuição dos custos também tem o objetivo de melhorar o aproveitamento dos recursos e não apenas de adquirir itens mais baratos. Portanto, uma das ações gerenciais que pode ser tomada corretamente é priorizar fornecedores confiáveis.

Outra conduta que reduz custos consideravelmente é a transferência de informações e serviços por meio da digitalização. Essa prática ajuda até mesmo a otimizar processos.

Aposte na impressão segura e no controle de acesso

Sabemos que documentos extraviados, esquecidos na bandeja ou pegos por engano pelos usuários acontecem com frequência. Esses contratempos podem causar muitos transtornos e inconvenientes, além de falhas de segurança e desperdícios, uma vez que é comum acabar em uma nova impressão.

Então, para que uma gestão seja completa, a impressão segura é algo fundamental. Ações de controle e recursos, como a liberação por crachá, permitem uma identificação mais precisa, além de outros benefícios que conferem praticidade e flexibilidade ao dia a dia das empresas.

Esse são casos nos quais a impressão não precisa mais ser vinculada a uma máquina específica. O arquivo pode ser enviado para outro equipamento da rede e impresso de qualquer lugar. O fator segurança reside no fato de que cessa o problema de documento perdido ou esquecido nas bandejas de impressoras. Os usuários passam a fazer a autenticação antes de imprimir o arquivo.

Invista em um software de gestão de impressão

Como podemos notar, a realização de todo o gerenciamento de impressões de uma empresa requer uma estratégia ampla para assegurar a eficácia do uso dos ativos. Isso demanda o controle de todas as impressoras, das verificações e manutenções necessárias.

Para tanto, o uso de um software de impressão é o recurso mais recomendado. Com essa ferramenta, é possível controlar todo o percurso dos arquivos de documentos que são enviados de qualquer local conectado à rede.

São excelentes aliados na tarefa de redução de custos de gestão de filas de impressão, uma vez que definem prioridades e descartam os pedidos de impressões desnecessários. As funções podem ser alteradas de acordo com o software que estiver sendo usado e adaptar o funcionamento às reais necessidades da companhia.

Os softwares de impressão são soluções inteligentes e oferecem diversas vantagens, como:

  • monitoramento do uso indevido das impressoras;
  • controle dos custos por impressão;
  • classificação do volume de impressão por setor;
  • geração de relatórios de uso.

Só assim, é possível combater os obstáculos que atrapalham as tomadas de decisão pela gestão e acabam comprometendo um resultado mais eficiente.

A tecnologia chegou a todos os segmentos de negócio para ajudar a simplificar a rotina diária. A necessidade de imprimir documentos ainda é muito comum, apesar do uso cada dia mais frequente de recursos digitais.

Para o gerenciamento de impressão eficiente, o uso de softwares especializados já é a melhor estratégia para poupar tempo, dinheiro e aproveitar melhor todos os mecanismos dos quais as organizações dispõem, principalmente em relação às tomadas de decisões para as atividades fins.

Se você também sente necessidade de melhorar os processos da sua empresa e está considerando a possibilidade de aderir a um software, saiba mais sobre como fazer o controle de custos de impressão!

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