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Afinal, como fazer uma excelente gestão de processos nas empresas?

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Administrar uma empresa é muito mais complexo do que parece: exige-se habilidade para manter um controle adequado e um funcionamento dos departamentos de forma integrada. Para tanto, adotar uma gestão de processos nas empresas é o caminho mais assertivo para toda companhia. Mas, do que se trata isso?

A gestão de processos nas empresas é um método de gerenciamento pautado em uma visão sistêmica da corporação e integra as diversas partes da totalidade, considerando as relações existentes entre elas. Sua principal meta é alcançar os objetivos projetados pelo negócio, priorizando o máximo de qualidade, inovação e produtividade.

A seguir, veremos como fazer esse tipo de gestão e quais são as suas principais vantagens. Acompanhe o post!

Como fazer uma gestão de processos eficiente?

Antes de qualquer coisa, é preciso implementar uma estrutura de TI eficiente e condizente com o seu negócio. Informação é indispensável e é preciso que ela transite com eficiência, facilidade e acessibilidade, para que todos a visualizem e compartilhem. Além disso, é importante ficar atento a outras medidas igualmente importantes, que descrevemos brevemente a seguir:

Faça um planejamento estratégico

O próximo passo é traçar um plano tático alinhado aos objetivos da empresa por meio de processos organizacionais que ofereçam suporte para o alcance desses propósitos.

Lembre-se de que todo procedimento corporativo precisa estar engajado com as estratégias da empresa, agregando valor ao negócio. Portanto, é fundamental que o gestor saiba projetar os resultados que os processos poderão gerar para avaliar todos os benefícios futuros à administração da companhia. Por isso, é importante mapeá-los e executá-los.

Execute um mapeamento de processos

Nessa fase, a sua empresa pode definir o mapa geral de processos a fim de priorizar aqueles que serão detalhados. A partir de uma definição estruturada dos padrões de documentação, será possível analisar todo o potencial para integração e automatização.

Para complementar, identifique as propriedades pertinentes a fim de viabilizar, por exemplo, o tamanho da equipe que atuará ou os estudos de custeio das atividades componentes do processo.

Obtenha dados que possam ajudar

O resultado que a sua empresa esperava foi alcançado? Para saber disso, faça uma análise dos dados definindo métricas, durante a execução do procedimento, com indicadores claros e precisos.

Só assim a gestão poderá ser eficaz, ou seja, apurando os fatores positivos e negativos de todas as ações executadas com o intuito de determinar se tudo está sendo realizado de acordo com as intenções da empresa.

Adote soluções tecnológicas

Conforme já dissemos antes, uma boa estrutura de TI alinhada ao negócio é indispensável. Nesse cenário, a gestão de processos já desempenha um papel crucial para as empresas no sentido de ajudá-las a se adaptarem à transformação digital que está tomando conta do cotidiano das corporações.

As estruturas organizadas de forma manual já não são mais efetivas, é necessário automatizar tudo para que as coisas funcionem e acompanhem o ritmo acelerado do mundo atual. Assim, os gestores e colaboradores podem usufruir de um ritmo de trabalho mais ágil e transparente na comunicação e no seu compartilhamento, o que é fundamental para manter a concordância de propósitos.

Quais são os principais benefícios de uma gestão eficiente?

Gerenciar os processos da sua empresa de forma eficaz e automatizada certamente ajudará a compreender como o trabalho deve ser feito para identificar oportunidades, revelar gargalos e produzir resultados cada vez melhores. Selecionamos, então, alguns benefícios que merecem destaque em uma gestão eficiente. Confira!

Redução de perdas

Evitar perdas é um dos resultados diretos e mais evidentes quando se opta por uma gestão de processos competente. Sabemos que os prejuízos constituem uma grande parte dos gastos dentro das organizações, uma vez que implicam em desperdício de equipamentos, materiais, insumos e tempo.

Gerenciando corretamente os recursos da empresa, tudo passa a fluir com mais agilidade refletindo na redução de retrabalhos, já que os colaboradores têm ao seu alcance o registro de tudo o que é necessário para executar suas funções. Dessa forma, cessam as perdas físicas e de tempo na má execução das tarefas ou na procura de soluções para corrigir erros gerados pela conduta errada.

Aumento da produtividade

Com a diminuição das perdas, principalmente de tempo, podemos constatar uma influência direta no aumento da produtividade, e isso se deve ao registro e aplicação correta da gestão de processos.

Assim, a execução de todas as tarefas se torna muito mais eficiente e ágil, o que reduz retrabalhos, além de ajudar os colaboradores a cumprirem um número maior de afazeres em menos tempo e com um desgaste menor.

Se puderem ser aliados a sistemas de gestão automatizados, os processos otimizam ainda mais as atividades, assim, o aumento da produtividade pode ser mensurado, resultando em mais dinamismo e eficácia.

Preservação de talentos

Manter os talentos individuais no quadro de colaboradores é vital para estruturar uma equipe competente. Empresas que praticam a gestão de processos conseguem destacar os mais aptos com maior precisão e, assim, proporcionar oportunidades para que eles sejam efetivos.

Mapeando todos os processos, a gestão pode identificar com mais clareza as tarefas mais adequadas para cada membro da equipe, de acordo com suas habilidades mais evidentes.

É assim que se elimina a má alocação de recursos humanos para o cumprimento de atividades com as quais o colaborador revela pouca afinidade, garantindo que as tarefas sejam cumpridas com a máxima eficiência.

Melhor gestão

Quando os procedimentos são bem definidos e os envolvidos sabem exatamente o que deve ser feito, a administração só tem a se beneficiar. Fica mais fácil identificar os erros e corrigi-los para compreender de que forma as coisas podem ser melhoradas.

Ao implementar um gerenciamento competente, o administrador pode mensurar melhor todo o esforço empreendido pelo time na execução das tarefas. Por outro lado, a equipe passa a realizar as atividades com mais qualidade, alcançando altos níveis de aproveitamento do tempo e de dedicação ao trabalho. Assim, é possível dar mais atenção ao que realmente importa, ou seja, às atividades estratégicas da empresa.

Viu como uma boa gestão de processos nas empresas pode revolucionar a forma de trabalhar e de lidar com todos os recursos disponíveis?! Quando uma organização consegue abrir espaço para que a sua equipe se dedique com mais tranquilidade às questões que mais importam, tudo flui melhor e com naturalidade.

Quer saber mais detalhes sobre como uma boa gestão de processos pode contribuir para o sucesso da sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe. Estamos sempre prontos para atendê-lo!

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