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Veja 7 dicas de redução do consumo de papel nas empresas

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O consumo de papel em muitas organizações ainda hoje é visto como um dos grandes problemas relacionados ao desperdício. Embora muitos processos tenham sido automatizados, a falta de costume em colocar em prática novas ações ainda possibilita que muito desse material seja consumido, causando prejuízos sérios para o financeiro da empresa e, principalmente, para o meio ambiente. Diante disso, é cada vez mais urgente a redução do consumo de papel nas empresas.

O alto consumo de papel acaba ocupando bem mais espaço nas companhias, gera um grande custo para o bolso dos empreendedores e ainda é uma das principais causas de desmatamento no mundo. Por esse motivo, é imprescindível que as empresas se conscientizem e busquem meios alternativos para evitar esse desperdício.

Se você deseja conhecer as 7 melhores dicas para se livrar desse hábito equivocado de impressão e passar a pensar sustentavelmente, você está no lugar certo! Continue acompanhando e saiba mais! Boa leitura!

1. Use arquivos digitalizados

Além de ajudar muito na redução do uso de papel na empresa, facilita significativamente a circulação do documento pelos variados setores da empresa. Já um documento impresso pode estar apenas em um departamento por vez, além de estragar e se deteriorar com extrema facilidade.

Com os documentos digitalizados, além de um tempo maior de conservação, esses documentos podem estar em vários locais ao mesmo tempo, por meio de envio por e-mails ou de qualquer outro meio que a empresa escolher.

2. Crie projeto de conscientização na empresa

As organizações têm custos desnecessários com consumo de papel, pois, muitas vezes, os colaboradores não se preocupam com a quantidade de documentos que imprimem. Normalmente chegam a imprimir fotos e documentos pessoais sem pensar duas vezes.

Por isso é fundamental que as empresas criem um projeto no qual existam recompensas, metas e resultados transparentes. Dessa forma, os funcionários podem acompanhar os resultados atingidos em tempo real e fazer um planejamento de melhorias para alcançar os objetivos.

Mas saiba que apenas colocar um aviso na parede e aguardar a mágica acontecer não vai levar a lugar algum. Procure realizar campanhas envolventes para que todos os profissionais possam participar. Você pode fazer ações divertidas e com diversas formas de recompensas para os colaboradores. Você pode fazer as seguintes ações:

  • crie metas de redução do consumo de papel e recompense todos os setores da empresa pelos resultados atingidos;
  • organize competições que sejam realmente amigáveis entre os departamentos a fim de estimular os colaboradores a consumir menos papel;
  • envie fatos curiosos para lembrar todos sobre a campanha de consumo do papel, claro que o envio deve ser feito digitalmente.

3. Configure impressora para o modo economia de papel

Outra dica valiosa é programar as impressoras para otimização de recursos. Você pode configurá-las para imprimir frente e verso, por exemplo, pois assim a empresa consegue reduzir em 50% os custos com as folhas. Determinar um limite de impressões por profissional também é uma excelente prática.

Além disso, há programas que podem monitorar o uso da impressora e informar as pessoas que a utilizaram, quando e quais documentos foram impressos. Assim, é possível analisar os gastos dos funcionários e, se for preciso, conversar individualmente com algum deles.

4. Recicle papel

Não é possível mais reaproveitar os papéis utilizados? Então, separe-os para reciclagem. Apesar de esse processo também consumir energia, os papéis reciclados, além de consumir menos água ao ser produzido, evitam que árvores sejam derrubadas.

A primeira medida que deve ser tomada é não misturar o papel com outros materiais, pois assim você facilita a separação e evita que qualquer outro o inutilize. Outra dica importante é não amassá-lo.

Papel rasgado reduz o volume do material a ser transportado, facilita a moagem, a separação e a compactação do que vai ser reciclado. Então, pique os papéis ou rasgue-os para melhorar o processo de reciclagem.

5. Visualize antes de imprimir

Todos os editores de texto que estão no mercado disponibilizam a opção de visualizar o documento antes da impressão. Esse recurso faz com que você observe com bastante atenção se é realmente o documento que deseja imprimir.

Muitas vezes, após o envio de determinada impressão, as pessoas notam que o documento precisa de uma formatação ou de uma correção, o que acaba gerando uma nova impressão, com o descarte imediato da anterior.

Com esse recurso você também pode verificar, especialmente em páginas impressas diretamente da internet, se existe alguma folha que pode ser retirada por conter informações irrelevantes ou somente anúncios para o documento que está sendo impresso.

6. Revise e monitore o número de impressões

Jamais deixe de revisar a formatação do documento e a quantidade de cópias antes de enviar o documento para a impressão. Essa prática vai evitar possíveis erros que acabam aumentando os gastos desnecessários de papel.

Além disso, você pode utilizar softwares para monitorar o uso da impressora informando as datas e os documentos que foram impressos. Desse modo, é possível avaliar todos os gastos por mês da sua empresa.

7. Use a tecnologia a seu favor

O mundo digital já é uma realidade. Com ele, novos meios de se fazer negócio e avanços tecnológicos surgiram. Uma das novidades que, sem dúvidas, vai ajudar a redução de papel nas organizações é a assinatura eletrônica e digital de documentos.

Mas o que é realmente essa prática? É simplesmente a realização de assinaturas em documentos a partir de dispositivos digitais, como celulares e computadores. É importante mencionar que as vantagens desse tipo de assinatura ultrapassam os conceitos de sustentabilidade. A sua empresa vai conseguir fechar contratos em poucos minutos, em vez de dias.

Isso acontece pelo fato de os contratos e demais documentos serem assinados a qualquer momento e em qualquer lugar do mundo. Assim, despesas relacionadas à alimentação e à viagem de funcionários são eliminadas.

Enfim, saiba que com essas atitudes simples, o seu negócio vai conseguir reduzir o consumo exagerado de papel, colaborando, assim, para um ambiente sustentável e organizado, como também conquistar o reconhecimento de um empreendimento que se preocupa com o meio ambiente, passando a ser exemplo para fornecedores e para clientes. Saiba que, atualmente, uma empresa que não se importa com essas práticas durante sua tomada de decisões certamente vai perder clientes e diminuir as vendas.

O sistema de gerenciamento e de monitoramento de impressão da WebPrinter é uma boa solução para que o seu negócio reduza o consumo de papel. Ele fornece a gestão dos recursos que garante uma diminuição significativa de despesas em impressão, proporcionando ainda o conceito de sustentabilidade ambiental para a sua empresa.

O WebPrinter, além de garantir total controle via Web quanto aos custos de suas impressões, também permite a aplicação de políticas para a realização de impressão para os colaboradores. Sem dúvida alguma, é uma ótima opção para visualizar as estatísticas de impressão e garantir a redução do consumo de papel nas empresas.

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