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Saiba como usar a tecnologia para reduzir gastos com impressão!

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A sua empresa gasta muito imprimindo documentos? Sabemos que isso faz parte do dia a dia da maioria das companhias, já que essa prática é indispensável para a realização de diversas atividades. No entanto, os gastos com impressão normalmente são muito mais altos do que deveriam e, com isso, geram enorme desperdício de material.

Muitos gestores nunca contabilizam adequadamente o desperdício gerado com o mal-uso dos equipamentos e suprimentos, nem de que maneira poderiam reduzir essas despesas. Em uma época de crise como essa, é fundamental criar hábitos dentro das organizações e estimular os colaboradores a fazerem uso consciente do papel e outros insumos.

Isso é possível adotando práticas simples como imprimir frente e verso, configurar no modo econômico e outras atitudes que descreveremos mais detalhadamente logo a seguir. Acompanhe o post e saiba mais!

Configure as impressoras no modo econômico

O modo econômico, também conhecido como rascunho, é uma ótima opção para economizar cartucho de tinta e toner. Esse recurso é muito bem-vindo quando não é necessário imprimir com a máxima qualidade, por exemplo: relatórios preliminares. Adotando essa prática, além de poupar tinta, você imprime com mais rapidez.

Use o recurso frente e verso

Imprimir no modo duplex automático é outra forma de contribuir significativamente para a diminuição dos custos com papel e toner — aliado ao modo econômico. Essa simples medida consome metade do papel normalmente usado em uma impressão padrão.

Mais uma vez, a economia de tempo faz toda a diferença, pois, no modo automático, a impressão é feita diretamente nas duas faces e você não precisa esperar um dos lados ficar pronto para acomodar a face oposta na impressora.

Com menos papel, a otimização de espaço também é garantida, além de contribuir com uma ajuda amiga ao meio ambiente. Consumindo menos papel, será cortado um número menor de árvores, reduzindo também a quantidade de combustível para transportá-las. Assim, a natureza e o bolso agradecem.

A primeira vista, parece insignificante, mas no final de um mês, dependendo da quantidade de impressão feita na empresa, atitudes simples como essa podem impactar bastante os gastos. Um software de gerenciamento ajuda a configurar todas essas ações automaticamente.

Verifique os equipamentos que serão instalados

Toda impressora é projetada para atender a uma determinada demanda de trabalho, por isso, é interessante analisar que tipo de equipamento está sendo utilizado na empresa. Da mesma forma, verifique se o porte e a tecnologia adotada comportam o volume de impressão, ou se a necessidade está abaixo do esperado para saber qual o melhor custo-benefício.

Outra possibilidade para diminuir custos é trabalhar com um parque de equipamentos reduzido, priorizando pools de impressão com máquinas mais robustas. Quanto menos impressoras instaladas, menores serão os custos incluídos no processo todo, como entrega, instalação, seguro de transporte, logística de suprimentos e manutenção.

Utilize um software de gerenciamento de impressão

A estratégia ideal para controlar os custos com impressos de maneira efetiva é a aquisição de softwares de gerenciamento e bilhetagem, que viabilizam o monitoramento de todo o trabalho de impressão. Esses programas apontam quem fez, quando e em qual equipamento foi feita uma impressão.

Existe uma infinidade de opções de softwares no mercado e cada uma oferece um número de funcionalidades diferentes para controle, portanto, antes de adquirir um, saiba o que você deseja restringir. Depois, pesquise com cuidado para não escolher errado e pagar mais por menos. Entre os benefícios oferecidos por um software de gerenciamento, você terá:

  • eliminação de desperdício com o pool de impressão. Os arquivos ficam retidos no servidor e são liberados apenas quando o usuário determinar;
  • um portal de gestão contendo interface web para acompanhamento da empresa por meio de relatórios e volume impresso em cada equipamento/usuário/setor;
  • promoção do uso racional das impressões, emitindo um relatório de quantidade de páginas impressas pelos colaboradores mediante senha para liberação e demonstração do custo da impressão;
  • padronização de estilo de todas as máquinas do parque por meio de configuração das propriedades de impressão, definindo o modo econômico para frente e verso, preto e branco, modo economia de energia ativado, densidade de impressão baixa ou média para aumentar a vida útil de cartuchos e toners;
  • visualização de conteúdo do arquivo impresso;
  • configuração de controle por usuário, equipamento e setor;
  • controle das impressoras mais utilizadas, possibilitando a realocação das máquinas mais ociosas para departamentos com maior demanda;
  • transferências dos custos de impressão para os setores que imprimem;
  • limitação do volume de impressão dos usuários por cotas.

Grande parte dos contratos de outsourcing oferece o software de gerenciamento e bilhetagem no pacote de serviços. No entanto, você tem a opção de avaliar se o programa oferecido realmente atende às suas necessidades, já que nem todos comportam todas as funcionalidades.

Opte pela terceirização

Faz parte da rotina de muitas empresas o descarte ou abandono de documentos após uma impressão. A implementação de um controle por meio de software de gestão é uma forma de encorajar os colaboradores a pensarem duas vezes antes de enviar algo pra imprimir.

Assim, a possibilidade de terceirizar os serviços de impressão para reduzir os custos é uma alternativa mais que interessante, não é? Mesmo assim, cabe ao gestor analisar qual opção é mais vantajosa para a empresa: gerir a manutenção e o controle do estoque ou terceirizar tudo.

No segundo caso, toda a preocupação de manter as impressoras funcionando bem, fazer a troca de cartuchos, toners, papéis e backup para substituição fica por conta da empresa contratada, por isso, a garantia da qualidade do equipamento também é de sua responsabilidade.

Optar por impressoras próprias coloca os gestores à mercê da assistência técnica que, na maioria das vezes, não tem o mesmo comprometimento com o tempo de atendimento, bem como a qualidade do serviço prestado.

Ao transformar a rotina da sua empresa aliando a tecnologia a uma cultura sustentável de uso de recursos de impressão, você pode otimizar as tarefas, o espaço e o tempo dos colaboradores, além de reduzir os gastos com impressão, automatizando e monitorando todo o trabalho da equipe.

Viu como a tecnologia pode ajudar a sua empresa no controle de custos? Além disso, torna o trabalho da equipe mais ágil, prático, econômico e sustentável. Para saber mais sobre o assunto, entre em contato com a gente. Estamos sempre prontos para atendê-lo!

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