parque de impressão parque de impressão

Saiba como montar um parque de impressão no escritório

6 minutos para ler
Powered by Rock Convert

Gerir uma empresa não é tarefa fácil e envolve diferentes processos. Por isso, muitas vezes você pode não dar a devida atenção ao parque de impressão — o grupo de impressoras que fazem parte do seu negócio. No entanto, essa desatenção pode transformar o aspecto mencionado em uma torneira aberta que desperdiça dinheiro e ainda prejudica os serviços do seu trabalho.

Afinal, uma impressora realiza diariamente diversas atividades essenciais para o funcionamento de uma corporação. Assim, sua ineficiência pode comprometer tudo isso. Além do mais, ter que se preocupar com manutenções, trocas de cartuchos e toners desse equipamento também não contribui para a produtividade empresarial.

Então, é importante pensar em mudanças na sua corporação que ajudariam a manter um ótimo atendimento ao cliente, reduzir os custos com a área de impressão e ainda ficar em sintonia com a sustentabilidade. Uma das formas de fazer isso é com a padronização do parque de impressão, que oferece tratamento homogeneizado para suas impressoras e facilita o gerenciamento.

A partir disso, se você se interessou pelo assunto e quer conhecer algumas soluções para montar um parque de impressão adequado no seu negócio, continue a leitura deste post!

O outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão é uma tendência global que se populariza cada vez mais. Esse conceito consiste em transferir a gestão e monitoramento do parque de impressão para que empresas especializadas no ramo possam controlar os hardwares e conseguir alcançar maneiras de melhorar a qualidade do processo e reduzir os custos da contratante — a chamada terceirização.

Geralmente, esse tipo de terceirização apresenta um valor mais baixo se comparado aos custos da manutenção do parque pela própria corporação. Isso porque, com o outsourcing, não há necessidade de comprar cartuchos, papéis, contar com colaboradores próprios e realizar manutenções frequentes.

Sendo assim, para estipular o valor do outsourcing de impressão, são realizados cálculos que envolvem os tipos de equipamentos destinados à impressora, além da quantidade mensal necessária de cartuchos. E, ainda, as terceirizadas tendem a realizar um estudo sobre a real demanda de papéis e rotina da contratante para oferecer serviços de acordo com tais necessidades. Tudo isso otimiza os custos e serviços.

Você ainda pode contar com consultorias, gerenciamento de suporte in loco, atendimento online, via telefone etc. Soluções que promovem uma qualidade muito superior no seu serviço de impressão e ajudam você a driblar os obstáculos já mencionados.

Modernização do parque de impressão

Outra função que o serviço de outsourcing pode oferecer é a substituição periódica das impressoras por outras mais modernas. Afinal, com o tempo, essas máquinas se tornam obsoletas, com maiores gastos de energia, alto custo de insumos e com diversos problemas relacionados a manutenção.

Além disso, elas não preenchem as lacunas de funcionalidade que grandes empresas precisam. Dessa forma, ao contratar empresas terceirizadas, certifique-se, por meio de cláusulas, a garantia da troca de impressoras para as mais modernas e funcionais do mercado.

Sistemas de digitalização de conteúdo

Nem tudo que é realmente impresso na sua organização é necessário, certo? Então, como saber quais são os arquivos que devem ser mantidos de forma física e os que podem ser digitalizados? Entender a real necessidade de itens impressos otimiza melhor seu parque de impressão, garante uma redução de custos e aumenta a conexão com o conceito de sustentabilidade.

Para ajudar você nesse caminho, existem muitas empresas que prestam consultoria e gerenciamento dos conteúdos das corporações. Em outras palavras, elas analisam os documentos e informações do seu negócio para decidir quais as melhores maneiras de manter tudo isso de forma organizada e segura.

Uso de dados em nuvens

A partir das funcionalidades trazidas pela tecnologia, é possível dizer que os sistemas de informação em nuvem podem ser uma dessas alternativas citadas. Com eles, seus dados podem ser digitalizados e integrados em vários segmentos. Isso torna seus arquivos mais fáceis de serem encontrados e acessados — eles podem ser vistos até pelo tablet ou smartphone —, o que reduz a alta demanda do parque de impressão e otimiza seu trabalho.

Afinal, documentos como esses podem ser imprescindíveis para diversas corporações, principalmente as de contabilidade. Logo, implementar soluções que possibilitem uma procura de modo rápido e prático evita prejuízos, como multas, devido ao atraso relacionado a essas informações. Além do mais, isso ajuda na produtividade dos colaboradores e afasta o desgaste físico dessa procura.

Assim como os arquivos físicos, os digitais também permitem a restrição de acesso de determinadas pessoas a essas informações, que podem ficar visíveis apenas para equipes específicas de trabalho e\ou membros da diretoria.

Software de impressão

Conforme mencionado, em muitos casos, os gestores de corporações não dão a devida atenção ao parque de impressão — que pode ser um dos principais responsáveis pelos gastos empresariais. A falta de controle sobre o custo de impressão, impacto disso no orçamento mensal, o que é impresso e por quem, podem prejudicar a saúde financeira do negócio.

Para resolver essa questão, o uso de softwares pode ajudar você ao fornecer informações sobre quem, o que, quando e onde houve registros de impressões. Ao implementar um controle mais rígido, é possível conscientizar os colaboradores sobre o impacto de suas ações e pensar em estratégias para usar o parque de impressão de modo mais responsável e controlado.

O resultado você sente na redução de desperdício de suprimentos, papel e da constante necessidade de manutenção nos equipamentos. Para garantir isso, os softwares mais eficazes apresentam mecanismos de monitoramento de ativos de impressão, possibilidade de limitar o volume mensal etc.

Entendeu como se deve montar um parque de impressão da melhor forma? Leve em conta as questões financeiras e demandas de seus clientes. Ambas as questões precisam ser otimizadas se você quiser ocupar um bom posto empresarial diante de uma concorrência agressiva. Então, não deixe de investir em mecanismos que ajudam a melhorar sua performance.

Gostou do nosso post? Aproveite a visita ao blog e leia também nosso outro post sobre como imprimir no modo econômico e diminuir os gastos para se aprofundar ainda mais no assunto!

Posts relacionados

Deixe uma resposta