Software de gestão de impressão: como escolher o melhor?

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Os constantes alertas do meio ambiente e a transformação do consumidor em seres mais sustentáveis exigem que empresas adotem novas posturas quanto a forma que lidam com as impressões — que são um dos principais gastos de um negócio.

É preciso buscar soluções para reduzir os custos e desperdícios. Por essa razão, existem softwares de gestão de impressão capazes de atingir esse objetivo ao reduzir o uso de papéis e oferecer outros benefícios. Afinal, em um mercado competitivo, quem não se alinhar à tecnologia para se adaptar às mudanças de mundo, fica para trás e perde espaço na atração e retenção de clientes.

Além do mais, conseguir reduzir custos das atividades empresariais e aumentar a produtividade nunca é demais. Isso desde que você faça a melhor escolha do software de gestão de impressão para ter sucesso e economia no negócio. Caso contrário, o seu investimento nessa ferramenta pode ser em vão.

Então, quer saber o que o software de gestão de impressão precisa ter para garantir os benefícios na sua empresa? Continue a leitura e descubra!

Detalhe de atividades da impressão

Os softwares mais eficazes mostram o máximo de detalhes possíveis da sua impressora, como horários de cada ação, em que tipo de papel elas trabalharam etc. Isso é uma maneira de analisar quem são os usuários mais ativos, se esse uso tem sido exagerado, entre outras informações.

Ou seja, algumas dessas ferramentas conseguem mostrar a um colaborador específico que ele precisa economizar. O sistema da WebPrinter, por exemplo, apresenta relatórios e gráficos que ajudam a visualizar as informações gerais da impressora de modo mais fácil.

Relatório de Custos

No relatório de custos, o WebPrinter informa quais são os valores gastos com impressão para cada alternativa escolhida. O melhor de tudo é que esses custos são segmentados por usuários, impressoras e departamentos.

Relatório de Unidades

Nessa opção, o software mostra quais são os custos com impressão referentes às filiais da sua corporação. Para aumentar o controle sobre isso, também há relatórios comparativos entre a unidade e os usuários, impressora e departamentos. E, ainda, há o resumo da unidade para simplificar sua análise.

Relatório de Departamento

Para aumentar o controle e a gerencia sobre os departamentos da sua empresa, há relatórios disponíveis que comparam o departamento e o usuário e outro com a impressora. Além disso, o sistema também inclui um resumo dos custos com a área.

Relatório de Usuários

Para gerenciar seus usuários, você conta com 2 principais relatórios: resumo do usuário e usuário x impressora.

Relatório da Impressora

Nesse caso, você também recebe dois tipos de relatórios oferecidos pelo software: resumo da impressora e usuário x impressora.

Relatório Detalhado

Nessa opção, o WebPrinter oferece para você várias informações úteis em um só lugar, como:

  • impressora utilizada;
  • hora e data da impressão;
  • nome do usuário responsável pela ação;
  • qual departamento ela pertence;
  • IP da máquina utilizada;
  • tamanho da página impressa;
  • entre outras funções.

Relatório Personalizado

Nessa opção você também consegue ter acesso a diferentes informações. Porém, essas são focadas especificamente no que você precisa para gestão, por exemplo:

  • usuário;
  • impressora;
  • unidade;
  • departamento.

Definição dos valores da impressão

Para facilitar o processo de redução de custos, uma empresa pode criar estratégias junto ao software e estipular limites máximos da quantidade de folhas que podem ser impressas. Por exemplo, após 3 mil impressões no mês, o aparelho já não funciona mais.

Desse modo, os colaboradores que trabalham com a impressora saberão que, se ultrapassarem os limites impostos, no restante do mês não haverá como utilizar novamente o aparelho.

Outro benefício dessa função é para quem aluga essa ferramenta. Nesse caso, como cada impressora tem um desempenho diferenciado, o valor cobrado do aluguel pode variar conforme o número de impressões desejadas para o locatário.

Análise das especificações disponíveis e filtros

Como você pode perceber, controlar as operações dos colaboradores na impressora é essencial para otimizar seu gerenciamento e facilitar as análises. Por isso, existem alguns softwares que oferecem a possibilidade de cobrança avançada. Isso quer dizer que eles identificam o tamanho do papel, se a impressão é colorida ou preto e branca, dupla face ou não etc.

Além do mais, outra possibilidade de algumas ferramentas é a de não permitir a impressão enviada de forma duplicada ou quando o tamanho do papel não condiz com o especificado etc.

Circunstâncias como essas podem danificar a sua ferramenta ao longo prazo e atrapalhar o funcionamento dela instantaneamente. Isso implica em maiores gastos com manutenção, compra de novos aparelhos e queda na qualidade e produtividade dos serviços.

Gerenciamento de simples manuseio

Conforme mencionado, investir em softwares de gestão de impressão com um manuseio complexo para quem não é da área pode colocar todo seu dinheiro pago por água abaixo. Qualquer pessoa da empresa deve poder manusear essa ferramenta sem precisar de muitos esforços para isso.

Afinal, você não quer ter que pagar um valor extra para um profissional administrar o software, certo? Por isso, é importante que, além de um funcionamento simples, o sistema possibilite um treinamento do usuário incluso no valor.

Valorização da sustentabilidade ambiental

Os recursos impressos devem ser utilizados de forma mais responsável. Para ajudar sua corporação nessa tarefa, existem softwares cuja missão é garantir a sustentabilidade ambiental, como o WebPrinter. Por essa razão, a sua forma de comercialização é realizada por páginas impressas.

Desse modo, há uma maior conscientização das empresas sobre o excesso de papel utilizado e o uso indevido de impressões. Isso se torna responsável pelo desperdício de recursos do negócio e maior desgaste do planeta. Ao contar com softwares mais engajados, você pode evitar essas situações e ainda melhorar sua imagem com o cliente.

Ou seja, adotar um software de gestão de impressão eficaz pode aumentar a produtividade da sua empresa, eliminar o desperdício, reduzir os custos e garantir a sustentabilidade empresarial. Tudo para que seu processo de negócios seja melhorado.

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