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Fique por dentro das vantagens da gestão de impressão no escritório

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Você sabe o que é um sistema de gestão de impressão e como ele pode ser útil para o seu escritório de contabilidade? Ele consiste em uma técnica utilizada para controlar os processos de impressão dentro de uma empresa e funciona com o auxílio de softwares de bilhetagem, serviços terceirizados (outsourcing) e recursos para impressão segura.

São inúmeros os benefícios de se adotar um procedimento como esse na sua companhia. Dentre eles, você pode monitorar o funcionamento das impressoras e do tipo de material usado para impressão, com controle de tudo o que é impresso, possibilitando a redução de custos com papel, toner, energia elétrica e peças para manutenção.

Neste post, selecionamos algumas vantagens que o ajudarão a entender melhor porque adotar um plano de gestão de impressão pode ser uma excelente alternativa para melhorar a rotina do seu escritório. Acompanhe!

Redução de desperdícios

De que forma? Comece acabando com o velho hábito que muitos colaboradores têm de imprimir documentos para depois corrigir possíveis erros e, então, imprimir novamente. Sem falar que isso pode se repetir várias vezes com o conteúdo de um único arquivo.

Não é preciso dizer que esse tipo de conduta significa desperdício de papel, tinta, tempo e, consequentemente, dinheiro. Além disso, impacta consideravelmente na sustentabilidade, já que produz um lixo excedente e totalmente desnecessário.

Com o devido gerenciamento das impressões da companhia, você tem a chance de acabar com tudo isso e passar a usar a tecnologia para desenvolver processos internos mais inteligentes, eficazes e econômicos.

Diminuição dos custos

Já mencionamos como a gestão de impressão pode contribuir largamente com a redução dos custos da sua empresa. Mas, quais são as medidas práticas para que isso funcione efetivamente? Sugerimos algumas soluções simples, por exemplo:

  • sempre que possível, opte pela impressão frente e verso em vez de imprimir apenas um dos lados;
  • da mesma forma, selecione a opção preto e branco quando for viável;
  • configure a impressora no modo econômico e imprima como rascunho.

Essas são as atitudes mais comuns e fáceis de adotar, mas, infelizmente, muitas organizações acabam deixando de lado por comodidade ou pela falta de uma política interna voltada para as necessidades de conter os gastos.

Aumento da produtividade

Quando as empresas optam por gerenciar as atividades que envolvem impressão de papéis, os resultados são altamente positivos, inclusive em relação ao rendimento do trabalho. Um controle mais rigoroso desse processo permite que a companhia comece a fazer mais com menos recursos materiais.

Ao aderir às práticas listadas acima, as mudanças de processos internos e configurações feitas nas impressoras para diminuir custos com material também auxiliam na redução do tempo perdido pelas equipes de trabalho. Dessa forma, contribuem muito com um aumento da produtividade interna, agilizando funções e tarefas.

Monitoramento constante

Quer garantir ainda mais a saúde das finanças da empresa? Então, limite a quantidade de impressões realizadas ao longo do expediente. Isso pode ser feito com a ajuda de um software capaz de delimitar as cotas de impressão, otimizar o fluxo, bem como adotar práticas informativas ou restritivas de impressão, tudo com segurança e mobilidade.

Isso tudo é possível graças ao software de impressão que permite a verificação de todos os documentos impressos e quais máquinas estão sendo usadas.

Conscientização dos funcionários

Juntamente com o monitoramento, a sua companhia pode promover o controle das impressões por meio da conscientização dos colaboradores. Isso porque o software de impressão não serve apenas para supervisionar quem usa as impressoras, mas também, como um instrumento de conscientização a respeito do consumo racional.

Para empresas que pretendem aderir à cultura de diminuição de custos e, ainda, implementar valores sustentáveis, esse tipo de ferramenta é a alternativa ideal.

Otimização do tempo

O tempo tem um valor inestimável, por isso, as empresas buscam cada vez mais formas eficientes para aproveitar melhor esse vital e precioso item de sobrevivência. Sabemos que gerenciar processos de impressão internamente pode levar muito tempo. Cuidar de cada etapa aumenta as chances de prejudicar o rendimento do trabalho, que tende a acumular e atrasar.

Com a terceirização dos trabalhos de impressão para empresas de gerenciamento é possível centralizar cada uma das partes do processo, economizando tempo, distribuição de suprimentos e gestão do ambiente. Assim, nenhum equipamento fica ocioso, já que tudo passa a ser otimizado.

Geração de relatórios de uso

Existem softwares de gestão no mercado para atender as mais variadas necessidades das companhias, das mais complexas às mais simples. Essas ferramentas geram relatórios de uso que apresentam dados conforme a data especificada ou em tempo real.

As informações podem ser enviadas automaticamente via e-mail aos colaboradores, o que contribui com a conscientização indispensável para manter a prática de diminuição dos custos. Com a aplicação dos softwares de gestão de impressão você pode contar com o fim dos papéis desperdiçados nas bandejas de impressoras.

Redução do impacto ambiental

Ninguém mais consegue ignorar o impacto ambiental que causamos ao nosso redor. Ainda usamos os recursos naturais descontroladamente e a maioria das pessoas resiste à ideia de colocar os pés no freio do consumo para adotar condutas mais racionais em relação à sustentabilidade.

Por outro lado, muitas empresas já contribuem com a sustentabilidade em suas cadeias de suprimentos como uma meta corporativa, tratando o assunto como requisito fundamental em seus processos produtivos. Não há dúvida alguma de que economizar papel, tinta e energia é uma forma eficiente de tornar o seu negócio mais ecológico, auxiliando na diminuição da quantidade de árvores necessárias para abastecer essa indústria, na redução de toneladas de CO2 lançadas na atmosfera e na diminuição do uso indiscriminado de água.

Ao decidir-se por um sistema de gerenciamento, lembre-se de procurar um que seja bem-conceituado e garanta a competência necessária para cumprir todos os requisitos de economia que você tanto necessita e ainda mantenha o seu trabalho com a mesma qualidade.

As práticas sustentáveis são essenciais para a nossa sobrevivência e não podem mais ser adiadas. Então, fazer a gestão de impressão de forma correta e organizada é hoje uma necessidade de todas as empresas que pretendem ganhar visibilidade e respeito no mercado. Diante de tudo o que foi dito, fica fácil perceber como a tecnologia pode ser eficiente para ajudar a controlar e agilizar todos os processos dentro de uma organização, não é mesmo?

Quer saber mais sobre como implementar um sistema de gestão de impressão na sua empresa? Entre contato conosco, conheça as nossas soluções e veja todos esses benefícios dentro da sua companhia. Teremos prazer em atendê-lo!

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